La Universidad de Almería ha puesto en marcha un soporte técnico sin precedentes que está permitiendo la matriculación íntegramente on-line para la realización de la Prueba de Evaluación de Bachillerato para el Acceso a la Universidad -incluyendo el pago de tasas- con el objetivo de evitar concentraciones tanto en los centros de secundaria (donde se hacía la matrícula hasta ahora) como en las entidades bancarias.
Tal y como ha explicado Juan Antonio Camacho, administrador del STIC (Servicio de las Tecnologías de la Información y Comunicación de la UAL) en las primeras 12 horas de su puesta en marcha, en la plataforma se han registrado 3.678 estudiantes y se han matriculado 1.030.
Dos etapas: registro y matrícula
El proceso consta de dos etapas: registro y matrícula. Ambas son completamente telemáticas y no requieren de la presencia del alumnado en ningún caso. Incluso si tiene alguna incidencia la puede solucionar a través del Centro de Atención al Usuario (CAU), bien sea técnica o administrativa.
En la primera de ellas, registro, el estudiante muestra su intención de realizar las pruebas de acceso independientemente de si luego reúne los requisitos o no. Este proceso no implica compromiso alguno y durante el mismo se establecen todos los mecanismos tecnológicos para que pueda operar de forma telemática como cualquier estudiante de la UAL y con todos los recursos a su disposición: cuenta en Campus Virtual, alta en la aplicación corporativa de Gestión Académica, datos personales de contacto, aspectos relacionados con la protección de datos, etc.
En la segunda, matrícula, el estudiante escoge las materias y pruebas a las que desea presentarse, realiza el pago de las tasas a través del Sistema Integral de Pago de la UAL y sube los ficheros con la documentación requerida.
Para los estudiantes que no pueda hacer uso del pago con tarjeta, se han mantenido reuniones con Cajamar para que puedan hacerlo en sus oficinas de forma rápida y segura.
Desde la UAL se ha lanzado información sobre este procedimiento a través de distintos canales con el fin de facilitar a los estudiantes la realización de dicho trámite telemático. Así, ha publicado la información en la web de la Universidad de Almería y ha explicado el proceso directamente a los centros de secundaria, a través de la Unidad de Acceso del Servicio de Gestión Administrativa de Alumnos y la Dirección de Acceso y Relaciones con la Enseñanza Secundaria. También, una vez registrados los estudiantes, realiza un proceso de ‘mailing’ personalizado. Además de este esfuerzo comunicativo, desde el STIC han diseñado unas aplicaciones lo más intuitivas y amigables posibles.
Todo el soporte técnico usado ha sido el propio de la UAL salvo la infraestructura de la aplicación corporativa de gestión Académica que está externalizada y usada tan solo para dar de alta al estudiante. Las bases de datos, los servidores que soportan las aplicaciones, las redes que conectan todo el sistema, el desarrollo de la propia aplicación, el Sistema Integral de Pago, la subsanación telemática de documentos, Campus Virtual, CAU e incluso la web han sido desarrollados y gestionadas al 100 por 100 por el Servicio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
Este trabajo ha supuesto un enorme esfuerzo tanto para el personal de administración de la UAL, que ha tenido que asumir las tareas de gestión que antes estaban distribuidas por todos los centros de secundaria de la provincia, como por el STIC, que ha tenido que desarrollar en apenas un mes del proyecto sin contar con un refuerzo alguno de personal.
Para Juan Antonio Camacho, desde el punto de vista tecnológico el reto mayor ha sido integrar todos los procesos involucrados en tan corto período de tiempo, “que no hubiera sido posible sin la ayuda incondicional y el esfuerzo extra de todos los técnicos a los que se les ha requerido”.
Para facilitar los trámites a los estudiantes se ha creado un enlace en el que se explica cómo ponerse en contacto con la UAL a través del CAU: https://www.ual.es/estudios/gestionesacademicas/acceso/grados/vias/inicioselectividad/inscripcion-pevau/instrucciones-cau.
Además, existe otro enlace para las dudas/consultas sobre cuestiones generales de la PEvAU y sobre el proceso de inscripción telemática: www.ual.es/contacta
